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甘肃省声像类电子文件归档管理标准

2017年11月04日 14:11    点击:[]

为增强和标准声像类电子文件的库存与管理,根据《中华人民共和国档案法》、《电子文件管理暂行办法》、《电子文件归档管理标准》(GB/T 18894)等相关法律、专业,重组本省实际制定本专业。

1 规模

资本专业适用于各级机关、团组织、集团公司事业单位和任何社会团体。

资本专业所称声像类电子文件包括照片、录音、拍摄类电子文件,是指使用数字成像设备形成的,依托计算机等数字设备阅读、欣闻、拍卖,并可在打电话网络上传送的常态图像文件、数字音频文件和平均数字音视频文件。资本专业所称声像类电子档案是指具有查考和使用价值并归档保存的音像类电子文件,声像类电子档案由内容、布局和前景组成。

资本专业引用的艺术标准、专业或规定,如有新的修订版,或宣布新的地方标准等,则按新的标准、专业或规定实行。

2 管理规范

2.1 各国机关、团组织、集团公司事业单位在封建社会宣传中形成的、具有悠久保存价值的肖像、录音、拍摄等声像类电子文件,应适时归档管理。

2.2 声像类电子文件的库存管理中心遵守统一管理、全程管理、齐全完整、便于利用、安全保密的核心条件。应树立管理制度,众目睽睽任务分工,专业工作流程,布局管理系统。

2.3声像类电子文件归档管理的天职与分工。档案部门各负其责制定电子文件归档管理制度,提醒电子文件形成部门进行鉴定、简言之著录与归档工作,参与电子文件备份策略的制订与实践;承担电子文件的考评、归档、整治、编目与著录、使用、备份、移交等各个管理工作。形成部门各负其责声像类电子文件的首任鉴定、分立式转换、简言之著录、归档等工作。信息化部门各负其责为电子文件的管制提供信息化支持。保密或安全机关各负其责监督涉密电子文件的管制。

2.4 涉密声像类电子文件的库存、保留、使用、传输等管理工作按照有关保密规定实行。

3 归档

3.1 归档范围

3.1.1 资本单位主要功能活动与主要工作战果。

3.1.1.1 资本单位的严重性办事活动、首要会议、外事活动、首要工程、民生工程、所获荣誉等。

3.1.1.2 资本单位主办或施行的本地区政治、经济、文化、体育与社会事业等重要活动;上面主管和名人士前来本单位检查、视察工作或参加与资本单位、本地区有关的要害公务活动。

3.1.1.3 资本单位组织或参与处置的要害事件,包括重大自然灾害、重在问题、突发事件。

3.1.2 本地区重要的非物质文化遗产、独资风俗、名牌人士与考古概貌、车站建设成果、名胜古迹、翩翩景观。

3.2 归档质量要求

3.2.1 归档的音像类电子文件应齐全、完全,记录客观、系统,主题鲜明、镜头完整、音像清晰。

3.2.2 记录主要场景、首要人物、完全程序的音像类电子文件均应收集归档,具有相同场景或内容的取舍一件有突破性的库存即可。

3.2.3 归档的肖像类电子文件,应未历经后期裁剪、修饰、合成、调色等修改性操作,与原场景不符的电子文件不宜收集归档,调整显示方向的借鉴除外。以宣传中直接形成的摄影类电子文件为材料,恪守活动时序与客观实际编辑制作的摄影类电子文件应收集归档。

3.2.4 声像类电子文件应以租用或长期保存格式归档。肖像类电子文件归档格式为TIFF、JPEG,录音类电子文件归档格式为WAVE、MP3,拍摄类电子文件归档格式为MPEG2。

3.2.5 归档的音像类电子文件应具备必要的为人。肖像类电子文件像素数不低于300万像素,录音类电子文件音频采样率不低于44.1kHz,拍摄类电子文件比特率不低于8Mbps。转移格式时,应确保照片类电子文件像素数不变,由《可交换图像文件》(Exif)定义之元数据不掉。

3.2.6在重点活动中形成的音像类电子文件,与其记录内容有关的文字材料应一并收集归档,包括公文、宣传日程、干活方案、管理者讲话、宣传报道、宣传标志、座次表、证明、挂图、汇编等资料。

3.2.7同一项活动中形成的音像类电子文件应分别集中存放在同一个文件夹下,并以宣传名称和时间命名文件夹。

3.3 记录。形成部门应对声像类电子文件做简要著录,并填写《甘肃省声像类电子文件归档移交登记表》(附录A的外表A.1、外部A.2),记录文字应与电子文件内容相对应。

3.3.1 拍摄者信息,即摄影者、拍摄者、录音者的姓名与工作单位。

3.3.2 宣传描述,包括工作活动的名目、岁月、地方、关键内容与成果等。

3.3.3 创办录音、拍摄类电子文件的设施信息,包括录音、拍摄、碟片、非线性编辑等设施的门牌、生产厂商、生肖印,以及格式、岁月总长等。创办照片类电子文件的设施信息与艺术参数无需说明。

3.3.4 声像类电子文件题名及其记录的人选、地方、首要背景物等。应为每件需归档的电子文件拟定简明扼要的题目,表明画面中任重而道远人物之姓名、干活单位与职务以及在画面中所处位置等;简言之描述画面中出现的、要求说明的重中之重建筑物等背景。

3.4 归档时间和步骤。形成部门应在声像类电子文件形成起3个月内将电子文件、《甘肃省声像类电子文件归档移交登记表》(附录A的外表A.1、外部A.2)及相关文字材料向档案部门归档。形成部门和档案部门应共同进行电子文件真实性、竞争性、可用性以及病毒感染的考评和监测,合格后办理交接手续。可利用光盘、移步硬盘或闪存等脱机存储介质进行离线归档,也得以通过内部网络在线归档。归档的脱机存储介质不宜作为档案部门长期保存电子档案的载体。

4 整治、命名与存储

4.1整治。声像类电子档案以一件为目标进行整理,整治结果应能保持电子档案之间的考古联系,便于利用和长远保存。应将归档移交脱机存储介质中的声像类电子档案导入计算机存储器,在电脑中成功整理活动。

4.1.1 列入方案。按照声像类档案门类--寒暑--管理期限--干活活动分类法对声像类电子档案进行分类。

4.1.1.1 档案门类。声像类电子档案分为照片、录音、拍摄等三类,人家列入代码分别为ZP、LY、LX。

4.1.1.2 寒暑。声像类电子档案的演进年度。

4.1.1.3 管理期限。根据电子档案记录的劳作活动的首要,名将保管期限划分为世代、30年两种,离别以Y、D30为保管期限代码。

4.1.1.4 干活活动。在管理期限下以工作活动为管理单元组卷。一次工作活动中形成的肖像、录音、拍摄类电子档案分别组成一个卷。一次工作活动形成的音像类电子档案较少时,也可合并多次工作活动中形成的电子档案组成一个卷。

4.1.2 编纂档号。根据分类结果为每卷电子档案分别编制案卷级档号,在卷内按形成时间顺序排列电子档案并编制文件级档号。档号构成规则按照《甘肃省声像类电子档案著录与数据格式规范(试行)》推行。

4.2 命名。采取文件级档号为每件声像类电子档案命名。

示例:自治州土地局形成于2010年之某张照片类电子档案档号为X043-ZP·2010-004-00009,则该电子档案的微机名称为X043-ZP·2010-004-00009.JPEG。

4.3 存储。档号构成规则中不含保管期限项的按全宗号、档案门类代码、寒暑、案卷号,档号构成规则中含有保管期限项的按全宗号、档案门类代码、寒暑、管理期限、案卷号在新石器中逐级建立并命名文件夹,名将同一案卷内的音像类电子档案存储于以案卷号命名的文件夹中。

示例1:上述照片类电子档案存储于计算机E盘,人家存储路径为:E:\X043\ZP\2010\004\ X043-ZP·2010-004-00009.JPEG(档号构成规则中不含保管期限);

示例2:E:\X043\ZP\2011\D30\005\ X043-ZP·2011-005-00010.JPEG(档号构成规则中含有保管期限)

5 记录、使用与统计

5.1 记录。记录是确保声像类电子档案真实、完全、可分晓与可检索的重中之重工作工作,是不可缺少的管制环节。记录工作应在电子档案管理系统或数字档案管理系统内开展。

5.1.1 机关捕获元数据。名将形成命名与存储的电子档案导入电子档案或数字档案管理系统,树立文件级目录数据与电子档案的一一对应关系,机关生成电子档案内容真实性校验码,机关捕获电子档案技术参数与管理过程元数据,确保电子档案的实事求是、完全与可靠。

5.1.2 针线活著录。以《甘肃省声像类电子文件归档移交登记表》(附录A的外表A.1、外部A.2)记录的消息为基础,对每件电子档案拓展宏观记录,记录结果应能准确反映电子档案记录的劳作活动、人选、地方等背景与主题信息。声像类电子档案的记录规则按照《甘肃省声像类电子档案著录与数据格式规范(试行)》推行。

5.2 使用。要正式管理电子档案的使用与颁布,使用者的查阅应在权限规定范围之内,不可擅自复制、载入电子档案及其元数据。

5.3 统计。应按档案门类、寒暑、管理期限、卷数、数、字节数、岁月长等计量单位对电子文件的库存与电子档案的检修、使用、移交等景象进行统计,并形成统计报告。

6 备份与移交

6.1 备份。应根据电子档案真实性、竞争性、可靠性与可用性管理要求,制订、实践声像类电子档案及其元数据备份策略,树立可借鉴的管制制度并严格履行。电子档案离线备份介质的制造、记录、检测、转移、销毁等管理工作按照《甘肃省数字档案与数据离线备份介质管理标准(试行)》推行。自声像类电子档案归档起1年内,应报送至同级国家综合档案馆电子档案中心作异地备份与长远保存。

6.2 移交

6.2.1 声像类电子档案及其元数据自形成的日起满20年应向同级国家综合档案馆移交,电子档案及其元数据的花园式、质等应符合当时计算机技术环境和国度综合档案馆的管制要求。连片双方应对电子档案的真正、竞争性、可靠性与可用性进行检查,清点、核实移交电子档案的种类、多少、分立式等信息,并推行规定的联网手续。

6.2.2 重在活动中形成的音像类电子档案及他文字材料(3.2.6)的付费按照《甘肃省重大活动档案管理方式》的有关规定实行。

6.2.3 已经报送至同级国家综合档案馆备份的音像类电子档案,按照《甘肃省档案馆收集档案范围及档案移交接收工作规定》推行。

 

 

 

 

 

附录A(规范性附录)

外部A.1声像类电子文件归档移交登记表(首页)

宣传名称

宣传起止时间

宣传描述

 肖像

数:      分立式:      文件大小:      摄影者:

录音

数:      分立式:      文件大小:      岁月总长:

录音设备信息:       

录音者:

拍摄

数:      分立式:      文件大小:      岁月总长:

影碟机与记录载体信息:

非线性编辑系统信息:

拍摄者:                编排者:

记录者

移交方式

离线 在线

脱机载体类型与数量:

检测信息

真正 竞争性 可用性 现代化病毒

形成部门

档案部门

 

主办者:

 

首长:

                       

                       单位签章

 

主办者:

 

首长:

 

                         单位签章


外部A.2 声像类电子文件归档移交登记表(续页)

序号

档案门类

电子文件名

题名

人选

地方

 

 

                                                                                                                                

副一枝:江山统计局8号令/机动文件材料归档范围和文件档案管理期限定

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